Etiqueta y Protocolo - Protocolo y Negociación

Protocolo y negociación

En el momento en que se está organizando un acto protocolario que incluya negociaciones, deberemos:

1. Planificar la recepción de la delegación invitada, caso de trámites aduaneros, reservas de hotel..., etc.

2. Planear cuidadosamente la negociación, y no sólo en cuanto a atenciones protocolarias variadas, sino también en lo que se refiere a aspectos definidos por la cronémica (caso de la duración de las sesiones de trabajo) o la proxémica (distribución de espacios). En lo que se refiere a esta última, pondremos especial cuidado en lo que se refiere a la elección del tipo de mobiliario, caso de las mesas que, dependiendo del tipo de negociación a llevar a cabo, se escogerá de un tipo u otro, a saber:

Mesa rectangular simple: Se empleará cuando se trate de únicamente dos delegaciones. Por tradición, la delegación anfitriona se coloca siempre de espaldas a la ventana (al deslumbrarle al invitado, no ve las reacciones del otro).

Para la ubicación de cada una de las personas implicadas nos atendremos a:

1. SISTEMA DEL RELOJ. Sigue la dirección marcada por las agujas del reloj:

2. SISTEMA CARTESIANO (en equis)

Mesa en herradura: Se utiliza cuando hay más de dos delegaciones. La anfitriona es quien preside.

Mesa en “u” o peine.

Mesas rectangulares cerradas. Los anfitriones se sientan dependiendo de las ventanas y a los lados.

Mesas redondas.

Mesas ovaladas. Tienen la ventaja de que denotan la igualdad entre todos, tal y como lo avala el hecho de que fuese utilizada en el Congreso de Viena y en las conversaciones que dieron lugar a la paz de Vietnam.

Con respecto al resto de detalles a tener en cuenta en el momento en que se organiza una negociación, recordaremos que:

-No podemos olvidarnos de colocar las tarjetas de identificación en la mesa. El tamaño de los tarjetones de las delegaciones son más grandes que las personales.

-No es aconsejable poner la negociación el mismo día de la llegada.

-El mismo día de las negociaciones, se va a buscar la comitiva al hotel, se hacen las presentaciones (oficiales y extraoficiales), se abre la puerta a los medios de comunicación, se inician las conversaciones y si se llegó a un acuerdo, se firma públicamente.

8. Actos de carácter especial.

Organización de actos académicos.

Siempre estarán presididos por el Rector, excepto cuando asista el Rey, Presidente del Gobierno o C.C.A.A., o el Ministro de Educación.

Cuando asistan las tres primeras autoridades de la C.C.A.A. (Presidente, Presidente de la Asamblea legislativa y Delegado del Gobierno), pueden ser situados en un lugar destacado, a la derecha de la presidencia académica.
Los discursos tendrá una duración máxima de 5 ó 6 minutos. Lo concluirá siempre quien presida el acto (persona de mayor rango). Empezará hablando el de menos rango de la presidencia, pero si la presidencia es muy amplia, sólo hablarán 3 ó 4.